電子文件進化論 -- Adobe Acrobat 8 嶄新登場
2006/11/19 12:36 pm 許明煌

各家軟體大廠倡導「電子文件」概念已有多年時間,但我們可以說,其中只有奧多比 Adobe 所推動的 PDF 格式,已經成為業界跟市場廣泛接受的電子文件標準,奧多比也致力推動 PDF 成為公開的 ISO 標準,包括 PDF/X(商業印刷使用)、 PDF/A(文獻檔案格式)。哈佛大學數位圖書館經理 Stephen Abrams 表示:「 PDF/A 的發布將會對電子文件保存產生重大的影響。新的標準將可鼓勵圖書館、文獻館與其他數位資訊使用者,有效地運用標準格式保存珍貴文獻或傳遞重要文件。」

由於奧多比擁有影像、繪圖、印刷多項領域的領導地位, PDF 所擁有的嵌入整合技術層級,其他廠商一直難以望其項背。在奧多比號召各業界制定更多 PDF 延伸標準的帶動下,除了最常見的文件傳遞應用, PDF 格式目前更廣泛應用在印刷、工程繪圖、 3D 製圖等專業領域,成為一般與專業用戶克服各種平台、系統跟檔案格式差異的最佳方案。

Adobe Acrobat 這項 PDF 製作、編輯工具已經成為眾人電腦中不可或缺的軟體,而免費的 PDF 閱讀軟體 Adobe Reader 更是人人必備。推出已經有 13 年的Adobe Reader ,累計下載套數竟然已經超過 12 億,可見全球 PDF 用戶基礎多麼雄厚!




■ Adobe Acrobat 8 登場


Adobe Acrobat 是奧多比極為重要的產品線之一,繼前年底的 Adobe Acrobat 7 之後,我們終於等到最新版本的 Adobe Acrobat 8 系列!近兩年 Adobe Acrobat 版本之所以快速更新,是因為在專業領域大量導入 PDF 應用之後, Adobe Acrobat 需要不斷整合更多專業標準功能,例如 Adobe Acrobat 3D 第 8 版,就能整合 STEP 、 IGES、 Parasolid 等標準 3D 格式,與 CAM/CAE 程式整合。

Adobe Acrobat 8 家族包含有 Elements、標準版、專業版及 3D 四項(Adobe Reader 當然也同時更新為第 8 版)。剛上市的英文版中,全新打造的視覺化界面配置,用不同色彩分為八大區塊,簡潔易懂,一般使用者也能夠立即上手,目前的消息是 Adobe Acrobat 8 繁體中文版預計在 2007 年初上市。

第一次安裝完成後開啟應用程式,可看到八大種類快速入門的指引視窗,其中就包含主要的 Adobe Acrobat 8 新增功能說明,舊用戶可以快速瀏覽以了解新版本的差異。





Adobe Acrobat 8 的全新界面更為簡潔,尤其在功能表上以任務分組安排,比起 Adobe Acrobat 7 更容易快速找到指定功能。





此為表格的新增功能說明。 Adobe Acrobat 8 的說明文件非常詳盡,幾乎就是完整的操作手冊…





首次試用 Adobe Acrobat 8 的第一印象,應該可以用「整合」來形容。在奧多比官方介紹中,以「4 個 C」來分類新增功能。使用者會發現新版的重點在於智慧化整合所有電子文件的製作、傳遞、審閱與輸出步驟:

  • Create - 整合製作,可以由 AutoCAD 、 AutoCAD DWG 、 Louts Note ,以及更多樣化的應用程式,彙整製作 PDF 檔案。

  • Combine - 合併不同類型文件。簡單的按鍵動作,就能同時將各種文件格式匯集成 PDF 。在 Adobe Acrobat 7 以前,這樣簡單的需求經常要分次進行才能完成。

  • Collect - 自動辨識、轉換、蒐集電子表格。 Adobe Acrobat 用戶殷殷期盼的表格功能改善問題,終於在 Adobe Acrobat 8 中得到解答!無論是表格資料自動辨識,或是互動表單的智慧型設計, Adobe Acrobat 8 終於帶來了令人驚喜的高度實用性。

  • Collaborate - 電子文件協同作業。更高度的檔案分享註解功能,以及更進階的註釋及檢查工具,可以加快文件分享流程,同時也能高度保護敏感資料,甚至還有線上會議功能。

不過,我們先從高階新功能著手,相信很多專業用戶都非常期待 Adobe Acrobat 8 所帶來嶄新的工作模式。




■ 印前效率的提升


PDF 已經是印前作業最常使用的格式,尤其是透過 PDF/X 衍生標準的運用,更能減少色彩、字體和補漏白等問題,透過PDF/X格式的支援,設計者可以更放心地把作品交付專業印刷流程。 Adobe Acrobat 8 改善簡化了 PDF/X 跟 PDF/X-4 的轉換流程,設計人員只要透過簡單的指令,就能快速把檔案準備好送交印前流程。透過「輸出」的動作,就可以轉換 PDF/X 、 PDF/A 及其他各種格式…


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輸出前最重要的檔案預檢步驟(Preflight),同樣也加強智慧化功能,使用者可以先設定多組 Preflight 規則,來為不同的輸出目的做檢查準備,以便將來套用自動進行修正(fixup/correction)工作。此外, Preflight 的界面變得更清楚而有條理,可以為繁複的輸出前檢查工作節省大量時間。


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奧多比是
CIP3 聯盟(現為 CIP4)的發起廠商之一,因此 Adobe Acrobat 8 在 JDF(Job Definition Format;為印刷製作而準備的詳細工作資料格式)也提供了強化功能,涵蓋 JDF 編輯器的改善、界面的改良、自動化的 PDF 製作(包括直接由 Adobe InDesign 檔案轉換)等。

這就是加強功能後的 JDF 編輯器,可以提供設計人員設定所需要的 JDF 資料…


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行文至此,當然不能不談談 Adobe Acrobat 8 與 Adobe CS2 之間的整合。 Adobe Acrobat 8 提供了與 Adobe CS2 同步色彩設定(CSF)的功能,因此使用者若是 Adobe CS2 的用戶,便能透過 Version Cue 這個中央控制功能來預覽管理 PDF 檔案,對 PDF 文件的整理有更好的控管。

總而言之, Adobe Acrobat 8 擁有與 Adobe CS2 更高的整合度,是 Adobe CS2 用戶不容錯過的 PDF 解決方案。




■ 文件智慧整合


Adobe Acrobat 8 的文件整合製作功能更智慧化、人性化的一點是,在第 7 版以前,如果有很多不同格式的文件檔案想要轉換及整合成為單一 PDF ,經常需要逐一轉檔後,再以手動插入調整,這個流程實在有點麻煩。但現在只要透過「Combine Files」的功能子集合,就能完全將檔案彙整工作變得更自動而有彈性!


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透過 Adobe Acrobat 8 的文件整合中控視窗,讓你可以把所需要的文件一次全部引入,並且在視窗中排列先後順序與位置,甚至可以預覽並擷取文件中的部份頁面;同時也能選擇完成 PDF 的壓縮度,有效控制檔案大小以便傳遞。





透過這項新增的中控界面功能, Adobe Acrobat 的文件整合功能立刻變得非常親和,也更有條理及效率。

除了單一的 PDF 檔案彙整功能外, Adobe Acrobat 8 還提供了所謂的「Adobe Package」的整合方式,就是將指定檔案分別轉換成 PDF 後,再予以統籌整理於一個 PDF 中,而且每份文件仍然保有自己的 PDF 格式,有點像是用公文夾把每份單獨的 PDF 打包在一起。

這種做法可以讓使用者創造各種文件卷宗,並且指定其中哪些 PDF 有閱讀或列印限制、其餘哪些又可以自由取用其中資料;使用者還可以選擇彙整成單一 PDF 或 Package 的轉換方式,同時也能選擇製作文件夾封面。非常有彈性!





打開一個 Package 文件,可以選擇並瀏覽到各個獨立的 PDF 資料。而且每個 PDF 都能擁有單獨的文件設定。






■ 強大的表單功能


坦白說,早期版本的表格表單功能不甚好用,尤其在將其他格式文件轉成 PDF 時,有時會發生無法順利辨識或轉換的狀況。所以想要利用 PDF 互動表單功能的用戶,經常只能選擇重新手動設計。

但情況已經有所改變。 Adobe Acrobat 8 在表單功能上可說是大幅提昇,辨識功能的強化是最優異的部份。現在,無論是從 Microsoft Word 、 Excel 轉換 PDF ,甚至是將書面的表格文件放在掃描器製作成為 PDF ,隨時都可以利用「表格區域辨識(Form Field Recognition)」功能,自動辨識文件中的圖形格線,轉變成為 PDF 電子表單。簡而言之,這個表格自動辨識功能,能夠簡單地克服表單總是被視為圖形的應用障礙。





轉換成為電子表單格式之後,你就可以廣泛應用來輸入編輯文字、擷取資料、甚至是製作寄發互動式的表單問卷。如果想要製作更為複雜的互動式 PDF 表格文件,像是電子文件或辦公室申請表,還可以利用 Adobe LifeCycle Designer (只附於 Adobe Acrobat 8 之 Windows 版本)這項表單設計工具,透過精靈步驟的指引,協助使用者快速完成複雜電子互動表格的製作程序。





所完成的 PDF 互動表單,都可以指定傳遞(Distribute)的功能。收到這個表單的使用者只要填完後按下提交(submit)鈕,就會自動把表單內容送回。之後你可以利用 Adobe Acrobat 8的追蹤功能察看填寫狀況,也可選擇直接將表單資料匯出成為 Excel 試算表資料,進行問卷的分析統計。

在傳遞表單的流程中,之前的版本接收端也需要使用 Adobe Acrobat,在 Adobe Acrobat 8.0 專業版中,可以把這份表格選用「Enable Usage Rights in Adobe Reader」,把互動表單寄送給 Adobe Reader 用戶時,就可以指定讓 Adobe Reader 用戶擁有填寫表單的功能,大幅增加電子表單的流通與可用性。




■ 快速分享 高度保全


透過分享檢閱(Shared Review)的設定,可以快速將 PDF 寄給指定的人選進行檢閱評註。 Adobe Acrobat 8 讓使用者能夠隨時追蹤其他人的檢閱狀況,同時只要簡單的指令,就可以對所有人的評註進行彙整,並輸出到 Word 或 AutoCAD 中,方便直接進行原始檔案的修正。

換言之,註釋工具不但提供了更有系統的檢閱整理方式,同時也能將註釋轉換輸出工作變得更為輕鬆。





Adobe Acrobat 8 的註釋修訂工具主要功能與前幾個版本大致相同,特別需要提到增加了 Redaction 校訂工具,讓你可以把文件想要隱藏的敏感資料選擇性覆蓋起來再寄出(就像是立可白塗改效果),而不需要破壞或大肆更動原始文件版面,敏感資料一旦套用這個功能,其他人也無法使用「Copy」將內容再做複製。





這項功能與隱私及保密目的有關,由於 PDF 在檢閱過程中可能已經加入了太多的相關資料,包括文件後設資料(Metadata)、附註、檔案附件、書籤等等,所以單單隱藏部份敏感文字可能還無法完全保護機密內容。因此 Adobe Acrobat 8 特別提供了檔案檢查(examine document)功能,讓使用者在 PDF 寄發前,可以徹底移除不必要的附加資料以防流出,可以保護自己的隱私。






■ 還有更多


透過 Adobe Acrobat 8 的各項新增整合功能,的確大幅提升了使用效率,尤其是許多整合功能都考慮到直覺性的使用經驗,因此新版的學習時間也將比前幾個版本大幅縮短。

對於現代的知識工作者來說, Adobe Acrobat 8 所提供的各種數位文件先進功能,的確足以讓這套應用程式成為人人必備的強大工具。如果你還有其他相關的產品問題,不妨到台灣奧多比網站
www.adobe.com/tw 深入查詢。



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