MS Office 2011 for Mac 的無限魅力(下)
2010/11/23 12:30 pm 燦哥

回頭看 MS Office 2011 for Mac 的無限魅力(上)


▉ PowerPoint 2011

這次的微軟的 PowerPoint 本來就是一個商務會議為主的軟體, PowerPoint 2011 一改以往的單調無趣的印象,現在增加了些許優美的動態效果,可以很容易地創建出引人入勝的視覺效果。



Office for Mac 上的 PowerPoint 模版和特效一直都很讓 Windows 使用者很羨慕。如今在 Office PowerPoint 2011 版本上又提供了更多更華麗的 PowerPoint 模版及特效。要是還不滿意,打開模板庫左欄下方的 Online Templete 光看到目錄就嚇一跳了,要多少就有多少包君滿意!



Office PowerPoint 2011 改進簡報使用者視窗顯示界面, PowerPoint 2011 可以在播放者視窗顯示所有相關資訊。如時間、幻燈片實際播放時間、接下來的下一個幻燈片及講稿欄。



Office PowerPoint 2011 為了讓使用者的簡報更具多媒體效果,可以輕易的嵌入電影。 還可使用適當的動態工具以展現電影風格和效果。此外, Office PowerPoint 2011 內建了相當齊全的 PowerPoint 模板庫 及 Online Templet 提供的多種轉場特效直逼 Keynote !



● Reorder Objects(重新排列元件)

這可能是 Office PowerPoint 2011 所有功能中最好看的「Reorder Objects」(重新排列元件)。在 PowerPoint 2011 獨有的 Mac 版本裡,燦哥認為這是專為 Mac 使用者設計的。

「Reorder Objects」可以有效的管理複雜的幻燈片元件。當使用者創建一個幻燈片時,可能包括多種圖形元素,就可以使用「動態重新排序」使用滑鼠就可以輕易拉動每一個 Layer (層),層與層之間的移動非常方便 。通過選擇在動態重新排序排列選單上,使用者可以看看自己的投影片的圖形元素的 3D 分層視圖,並允許移動元素和拖動排列。



● Broadcast Slide show (廣播幻燈片放映)到遠程觀眾

利用 PowerPoint 2011 的 Broadcast Slide Show ,使用者可以透過網路播放簡報檔案並展示給任何人,無論在任何地方或是任何時間,均可輕鬆完成。



使用者可以把使用者精彩的 PowerPoint 分享給同事或客戶,這一切都是透過遠程連結的進行。 PowerPoint 2011 這個部份的新功能叫做廣播幻燈片放映(Broadcast Slide Show)。現在,只要有一個 Windows Live 帳號,然後按下Broadcast Slide Show 後,依照指示填好 Windows Live 帳號資料和密碼,不需要太多步驟,使用者即可快速從 Microsoft PowerPoint Live Server 網站取得一個 URL ,讓觀眾在瀏覽器中就可同步(synchronized)觀賞,而使用者只需要在播放端播放 PowerPoint 的幻燈片放映,並操作播放流程與順序,和其他的相關操作,就可輕鬆完成。 Microsoft 聲稱,本功能可以讓多達 50 個觀眾者觀賞 PowerPoint Slide Show 。

舉個例子來瞧瞧吧!這是燦哥的 PowerPoint 發送端畫面:



遠端的觀眾在瀏覽器中就可同步(synchronized)觀賞播放端播放 PowerPoint 的簡報放映。

下圖由充當聽眾的老蔡所提供。



PowerPoint Broadcast 播放時播放端可以暫停幻燈片放映,或隨時向與會者重新發送網址,或切換到另一個應用程式,無需中斷廣播。

當然,倘若要達到此目的,最起碼使用者必須有一個 Windows Live ID 及速度夠快的網路架構。



▉ Excel 2011

久負盛名的 Office Excel 這次做了非常大的改變。讓他更接近 Windows 版的 Office 2010 Excel , 提供更好、更正確一致的功能。經過比對後筆者發現,有多種功能進行了更新、重新命名或函數庫補充…等。



● 演算法及準確性的改進

Excel 中最強項之一就是就是數學及函數運算。簡單來說,我們只要在某一儲存格寫上公式,它便會在該儲存格自動填上計算,例如 SUM 函數就是把各數值加起來,傳回各數值的總和。而 MOD 函數把兩數相除,傳回相除後的餘數,餘數和除數具有相同的正負號。 PRODUCT 函數則是把所有引數數值相乘,然後傳回乘積。 ROUND 函數是依所指定的位數把含有小數點的數字四捨五入。 SQRT 函數是傳回數值的正平方根。 AVERAGE 函數是把各數值加起來,然後除以數值的個數,傳回引數的平均值…。以上這些函數功能都是最基本的,想必許多 Excel 的愛用者都知之甚詳吧!

這些 Excel 函數在新版的 Office Excel 2011 for Mac 上,使用新的算法來實現的精確度和速度,尤其是 MOD 函數使用新的算法來實現的精確度和速度,而 RAND 函數也使用新的隨機數算法,這些可是表面上所看不出來的更迭。



● Visual Basic Editer 讓使用者更快的完成工作

無論是在工作還是在家裡,於 Office Excel 2011 for Mac 使用 Visual Basic 的功能絕對讓使用者可以提高效率和節省時間,許多玩家會運用 macro 也就是所謂的巨集指令創建自動執行任務,並添加自定義(選單、對話框等)的 Office 文件檔。 Excel 2011 macro 的版本是 Excel 4.0 (XLM macros) ,在 Tools / Macro 的項目下面很輕易的就可找 Visual Basic Editer 的應用程式(VBA)。



● Sparklines :查看統計數據趨勢

Sparklines 顯示模式,能幫助使用者看到統計數據的趨勢,如季節性的增加或減少,經濟週期,或最高或最低值。其實筆者並不懂得這個玩法和如何看統計表,純粹只是看到很炫的功能而已。



至於全新的管理規則對話框,可輕鬆快速地修改或改變規則,讓使用者花更少的時間來處理複雜的公式。深入使用後,就會發現效率加速的感覺很棒!

新的 Microsoft Office for Mac 裡 Ribbon 幾乎就是樞紐,可幫助使用者找到想要的功能和命令,迅速完成任務。當使用者習慣於 Ribbon 後就會發現這個使用界面的好處,其實 Ribbon 一排在 Office 頂部的色帶。它包含了最常用的工具,如字體和段落格式。其他常用的工具,如那些用於頁面佈局,表格,圖表和 SmartArt …等等。



此外,當使用者格式化圖表,圖表版式選項就會顯示工具自定義圖表,讓使用者的工作簿具有專業的外觀並且可以收合。甚至可以自定 Ribbon 項目讓 Ribbon 顯現自己的風格,也可以重新安排定制標籤和顯示或隱藏在標題標籤。



● 使用 Excel 表管理數據

Microsoft Excel for Mac 2011 專為 Mac 使用者內建了具有設計師水準風格的 Excel 表格,讓創建表格變得容易而且也不失專業水準。



使用者可以直接地為數據分析內容作非常明確的標註。應用漸變顏色, Microsoft Excel for Mac 2011數據條和圖標 讓使用者很容易地找到異常和數據中的重要趨勢。這是 Excel for Mac 2011 一個Ribbon 的新的功能,稱為: Conditional Formatting 。



● 總結數據透視表

新的 PivotTable(數據透視表) 的用戶界面可以幫助使用者找到的相關的關係連結數據。 Excel 2011 可以很容易製作 PivotTable ,因為只需要滑鼠按一下就可以自動生成一個表。在創建 PivotTable 時可以利用內建功能,隨手就立刻創造出「看起來很專業」和「深具吸引力」的數據表格。



● Information Rights Management(IRM)資訊權限管理保護寶貴的資訊資產

IRM 幫助保護寶貴的數位資訊,如財務報告,產品規格客戶數據和電子郵件,利用 IRM 限制權限管理機制,可以有效的保護寶貴的資訊資產。選擇從各種 permission policies 定義誰有權限可以打開、修改、列印、轉發或其他行動的資訊傳遞。



● 讓每一個 Excel 檔案看起來很專業

Excel 工作簿畫廊提供了專業級的模板,使用者可以選定一個模板後加入自己的文字、圖片和喜愛的主題後即可大功告成。模板可以讓使用者很容易地在 Excel 中執行常見工作,如預算編制、製作日曆…等等。



Excel 工作簿模板庫,讓使用者預覽到完整的佈局、圖形和字形一目了然。而且不限於顏色和字體的內置設計。顏色和字體選單內的模板庫可以選擇自定義和創建已自訂使用者的獨特風格。

找不到喜歡的嗎?沒關係,使用搜索工具來快速查找文件的類型,或直攻 Microsoft Excel 網站,還有好多特殊的的顏色和字體模版和樣式呢!



▉ Outlook 2011

Office 2011 for Mac 中,微軟拋棄了他當初在 Office 2004 與 2008 for Mac 版本中引以為傲的的 Entourage 信件應用程式,取而代之的是恢復了 Outlook 工具。



如果您是 Windows 使用者轉換到 Mac 的工作環境者,現在有一個無痛的收信工具,就是 Outlook 2011 , Microsoft Outlook for Mac 2011 可以無縫地從 Windows 機器上的 Outlook 傳輸使用者的數據到 Mac 。

可能有一大票的 Windows 使用者有重要的電子郵件、聯繫人和其他項目要保留。放心!絕對沒問題,新版本 Outlook 很容易的就能把所有的資訊轉移到使用者的 Mac 上。首先把所有的數據文件(PST)在Windows Outlook 直接複製到 Mac 。但是要注意,只能置入 Outlook 2003 或更高版本的 PST 檔案。

在 Microsoft Outlook for Mac 2011 ,一些 Outlook 重度使用者其實可以試試這次 Outlook for Mac 2011 的新功能,包括能夠直接從預覽使用者的日曆或會議排程、在右下角將會顯示一個邀請你及排程訊息。這樣可以提醒使用者查看即將到來的約會或 Meeting 。所以使用者將不再需要像 Entourage 一樣打開你的完整的日曆,或每次需要自己檢查你的時間表,可說方便不少。



新的 Microsoft Outlook for Mac 2011 一樣有一個 Ribbon 來管理所有工具, Ribbon 可幫助使用者找到功能和命令並且迅速完成任務。當使用者閱讀郵件時, Ribbon 主頁選項包含了最常用的工具,如回信,轉發… ( replying, forwarding, and applying rules, flags, and categories) ,相信大家已相當熟悉才是。

Microsoft Outlook for Mac 2011 其實也結合了 Mac 使用者喜歡的 Mail.app 一樣的功能, 例如, 使用快速查找來查看附件。讓使用者可以直接查看多頁文件放映,甚至無需離開 Outlook for Mac 2011 即可在相同界面下瀏覽照片或幻燈片。理所當然的,使用者也可以使用 Mac OS X 的 Time Machine 來備份 Outlook 資料。



● 使用 Microsoft Outlook for Mac 2011 創建具有專業水準的電子郵件

Outlook for Mac 2011 可讓使用者的文件迅速完成,而且脫穎而出,不落俗套。若干動作如超鏈接、畫線、重點標注,以及簽名處理等,都可以輕鬆完成。此外,包括從 Word 或 Excel 等轉過來的圖表或表格,甚至於是 Office 、 iPhoto 以及瀏覽器內的圖片,都可以輕鬆加入!



▉ 結論

MS Office 2011 for Mac 可以打開相容於舊格式檔案,同時又跨平台的 Windows Office 2003 到Office 2010 版本的格式與文件,當然有些特效需要 Office 2007 或者更高版本才能使用。

根據筆者這幾天的使用結果,剛好在撰寫這篇文章時,有時候在南部,有時候則是在回台北車上使用筆記型電腦,因此分別使用了 Windows 的 Office 2007 及 2010 ,與 Mac OS X 的 Office 2008 及 2011,在這些不同平台與不同版本之間的 Office 遊走的同時,並沒有發現什麼不相容的地方。可見 Microsoft Office 的檔案相容性已達到成熟穩定階段了。

MS Office 2011 for Mac 為 Mac 的使用者提供了一個超級的辦公室整合性軟體,恰恰彌補了 iWork 的不足, MS Office 2011 for Mac 所配備的新功能,能有效率地解決圖像編輯和文件製作與分享工作上的繁複問題,對於 Office 2008 來說, MS Office 2011 for Mac 的改變可以說是十分的巨大,但又可稱相當完善。燦哥個人以為,新的模板和快捷功能(Templates and Quick access)與可以輕鬆連結視訊和圖像編輯工具(Video- and Image-editing tools)實在是太方便了。

而對重度的電子表格使用者來說, Excel 2011 必定令你感到稱心滿意才是。此外,有了 Ribbon 的帶路,即使 MS Office 2011 for Mac 初學者,也能快速地找到更令人興奮與實用的功能。最後, Outlook 2011 for Mac 終於讓 Mac 版本與 Windows 使用者同步,大大節省管理電子郵件的時間。



在這次的測試中,其實燦哥並沒有用太多時間去把玩 MS Office 2011 For Mac 的另三個小成員: Messenger 、 Document Connection 及 Remote Desktop Connection 。其實這三個應用程式中, Messenger 版本已經是 8.0 ,與 Windows 版相當了,但對於 Messenger 同質性的軟體來說其實了無新意,更別說許多使用者厭惡 MS 對於市場獨佔的野心的心理糾結了。至於 Document Connection 與 Windows Live 的聯動連Windows的使用者都不愛使用,更何況 Mac 使用者。另外, Remote Desktop Connection 其實是一個很好用的軟體,而且還是免費的,其實燦哥近來經常南北奔波要用到的機率甚多,無奈已習慣用 VNC 了,或許有機會再行介紹吧。

Office 2011 for Mac 是絕對值得升級的版本,尤其它擁有一個煥然一新的大師級的模版設計及美編工具和一個由 Ribbon 領軍的酷炫視覺風格及更方便編輯多媒體界面, Office 2011 Ribbon 整合了在 Office 2008 中繁複的選單與散落的功能,或許剛開始不太習慣,但筆者認為透過大量的共用工具橫向整合至 Office 成員的應用程式裡,讓整個 Office 瞬間活絡了起來。

對一個 MS Office For Mac 老客戶來說,或許無法百分百滿足他們的期待,燦哥也隨機訪問了一些周遭使用 beta 試用版的學生和朋友,獲得的評價確實兩極。當然好的評價就略過了,負面評價的使用者也有不少,例如:程式過度龐大、版本更新頻繁、對於 Mac OS X 的支援總是有些缺陷、系統的 Loading 太重及當機頻頻…等。

不過,根據燦哥這一星期以來測試並編寫這篇文章後,並未發生當機情形。雖然前面提到 MS Office 2011 for Mac 可以打開相容於舊格式檔案及跨平台的良好兼容性,但如果在你的工作場所中需要同時兼容 Windows 和 Mac 跨平台頻繁的使用者, MS Office 2011 For Mac 還是需要時間來驗證。

最後燦哥我要特別感謝的是好友同時也是敗家網 byja.com 負責人老蔡,在我南北奔波之時得以隨時把測試文章傳送給老蔡幫我整理。雖然貴為公司負責人,但多年以來老蔡時常辛苦的幫忙我做文章的整理與潤飾的工作,實感敬佩!雖然因工作忙碌,當年的「燦哥與老蔡」一起寫報告的機制如今早已不存在了,但在背後其實仍是合作無間的,本文仍沒例外!希望以後能夠透過 Office 2011 for Mac 全新的協同作業機制,讓「燦哥與老蔡」專欄能夠在不久的未來復活,那麼燦哥那逐漸加深的老花眼可能會得以緩解不少,哈哈!