MS Office 2011 for Mac 的無限魅力(上)
2010/11/23 12:30 pm 燦哥

想必,目前還是有許多 Mac 使用者才逐漸的習慣使用 Office 2008 for Mac 的當兒, MS Office 2011 for Mac 就已隆重上市。在這個快速變遷的世代下,人們的需求是無止境的,而快速的新版本更迭動作也正是軟體產業求生存的必然招數。

現在是天氣逐漸轉涼的 2010 年 11 月中,距燦哥我發表「初窺 MS Office 2008 for Mac 」使用報告至今也接近兩年,也就是說筆者在下燦哥我又老了兩歲了!感嘆歲月不饒人之餘,收拾起感傷的心情,平心靜氣的想,這些年來勤於筆耕所累積的一點點知名度,讓燦哥很慶幸能夠這麼快的就拿到 MS Office 2011 for Mac ,再次得以嚐鮮並撰寫初步的使用心得。



雖然燦哥收到的 MS Office 2011 for Mac 是一個簡易包裝,專門提供給測試者的 Home & Business 版本,但燦哥猜想應該與零售版的 MS Office 2011 for Mac Home & Business 版本一模一樣才對,因此這篇試用心得的內容,應該會與購買正式版本的使用者所看到的相差無幾,換言之,還是具有相當的參考性啦!



▉ 安裝

MS Office 2011 for Mac 安裝程序其實就如同其他的 Mac 應用程式一樣簡單。不過值得吾人注意的是, MS Office 2011 for Mac 可是挑 Mac 機器和 Mac OS 作業系統版本的呦!它需要 Mac OSX version 10.5.8 以上及配備 Intel CPU 的 Mac 電腦,這下子寒酸的燦哥辦公室馬上折損掉 2/3 的 Mac 電腦無法安裝享用 Office 2011 了,哀哉!只剩 2 台可以安裝,連我心愛的 17" PowerBook G4 也無法安裝了,雖然很想硬操它,讓它能夠「老驥伏櫪 」,但看來恐怕已力不從心囉!



▉ Ribbon

新版 MS Office 2011 for Mac 使用了一個在 Windows 的 MS Office 2007 稱為 Ribbon 的標籤功能,提供了非常整潔和方便化的選單界面。 Ribbon 可說整合了之前 Office 2008 for Mac 的 「Elements Gallery」(元素畫廊),貫穿所有的成員,包括了 Word 、 Excel 、 PowerPoint 、 Outlook 、 MSN 、 Remote Desktop 等六大應用程式。 Ribbon 有效的改善了原本在 Office 2008 for Mac 的 Elements Gallery 工具列裡凌亂散佈且複雜的功能與選項,做一個系統性的組合,展現深具條理又不失方便性的使用者介面,與之前的 Office 2008 for Mac 相比之下,確實是方便許多。



▉ Outlook 與 Remote Desktop

比較特別的是新的 Office 2011 for Mac 已拋棄了他當初在 Office 2004 與 2008 for Mac 版本中引以為傲的 Entourage 信件應用程式,取而代之的是恢復了 Outlook 的使用, Mac 使用者終於又可以在 Mac OS X 上使用與 Win-tel PC Office 2010 版本相當的 Outlook 了,而 Remote Desktop 更是進化到與 Windows 的 Office 2010 的 Remote Desktop 相同溝通介面,也就是說可以跨平台,在 Mac OS X 與 Windows 之間運作。



把玩了新版的 Office 2011 for Mac 後,燦哥我的確看到了 Microsoft 對 Mac 使用者的誠意,在 Mac OS X 採用的 API 應用程式介面 —— Cocoa 架構下,竟能表現的如此優雅與順暢。



▉ Coauthoring

Office 2011 for Mac 的另一個重要變革就是與 Win-tel PC Office 2010 相似的 「協同創作」 也就是「Coauthoring」的概念。在 Office 2011 for Mac 中,一個稱為「Coauthoring」的功能讓不管是 Windows 下的 Office 2010 或 Mac OS X 的 Office 2011的使用者,可以讓在不同地方的好友或共同作者一起工作。使用者可以有多個在同一時間或不同時間,共同使用一個「無縫工作」副本的文件。

燦哥暗自想像,十幾年前與老友老蔡合作撰寫「燦哥與老蔡」專欄時,要是能有如此工具,想必每日有多篇文章量產才是,也能化解糊塗老蔡時常意外更動燦哥辛苦寫成的文字所造成的哭天搶地的窘境和悲情。



▉ Broadcast Slide Show

依筆者觀察, Office 2011 for Mac 的另一個重要變革就是「雲端概念」的形成,一個稱為「Broadcast Slide Show」的 PowerPoint 功能讓使用者的簡報超越了會議室的枷鎖,可以讓使用者利用雲端技術網路 Broadcast 來播放你的簡報,現在任何人連上網都可以「如同親臨」一般的參與簡報會議。



▉ Reorder Objects

Office 2011 for Mac 的另一個方便新創意是一個稱為 「Reorder Objects」(「重新排列元件」)的功能,嚴格來說它是一個元件管理的工具,這個工具可以讓內文和圖像輕而易舉的迅速改變或重新排列前後次序創造更豐富的文件,不必繁瑣的複製和粘貼就可輕鬆操作各種圖片和分層(Layers)。



▉ Visual Basic for Applications

其實燦哥還觀察到還有一個元件是 Office 2011 for Mac 安裝時默默地加入的,那就是「Visual Basic for Applications」,眼尖的使用者可以在安裝時發現,在 Office 2011 for Mac 安裝時,安裝清單裡已悄然的多出了「Visual Basic for Applications」 選項。

「Visual Basic for Applications」(VBA) 這玩意兒,對於 Mac 使用者來說可能比較陌生,但 Windows 使用者大多知道, VBA 是一個應用程式視覺化的 BASIC Script , MS Office for Windows 中一直都具備了 VBA 的巨集功能,沒想到在 Office 2008 for Mac 時突然改用 AppleScript ,而今 Office 2011 for Mac 卻又將之重新歸位,想必其中已解決一些技術上的問題了吧?!



▉ Gallery Template 與 Media Browser

Office 2011 for Mac 裡不管 Word 、 Excel 、 PowerPoint ,都免費奉送比以往更多更精彩的 Gallery ,也就是所謂的「模板」。 Office 2011 for Mac 中,還提供了一個稱為「模板畫廊」(Gallery Template) 的巨大的畫廊模板資料庫,足以讓使用者隨時就需求來選擇多樣的精美簡歷和通訊、複雜的照片目錄和日曆佈局,完全不需要額外的格式設計,換言之就是省下了寶貴的時間與工作精力。即使使用者對 Office 2011 內建的 Template 都不滿意時,使用者依然可以透過網路瀏覽 MS Office 超過 10,000 個用戶生成的模板,使用者可以按類別或關鍵字搜尋來得到所想要的物件。

MS Office 2011 for Mac 新的媒體瀏覽器「Media Browser」提供了一個集中選單來瀏覽圖片,如: iMovie 、 iPhoto 和音樂(來自 iTunes),這樣使用者便可以輕輕鬆鬆將所需要的多媒體資料迅速的加入 Word 、 PowerPoint 、 Outlook 或 Excel 中。甚至可以使用快速搜索關鍵字的方式,來找到滿意的多媒體資料。



根據幾日來使用歸納後,筆者認為 Office 2011 for Mac 有以下幾個重大概念變革:

  1. MS Office 軟體成員間相互共享資源與介面使工作更有效率。
  2. 預訂了未來 Office 工作可在任何地方任何方式實現(可能是「雲端概念」的成形)。
  3. 「Coauthoring Collaborate」 的功能中可以發現, Office 2011 強調團體合作的概念。

OK!以上就是一個大略的概要總覽,希望能夠幫大家快速地瀏覽 Office 2011 for Mac 的新功能。以下燦哥在下我將針對幾個重要的 Office 內容軟體項目,來簡略地介紹這個剛出爐不久、還有一點熱的「MS Office 2011 for Mac」:



▉ Word 2011 for Mac

沒有藝術細胞的使用者有福了,當使用者需要做一些文書、宣傳手冊或一個 e-mail ,打開 Word 2011 for Mac 即刻會有一個漂亮的模板 Template 等著您! Word 2011 for Mac 多達100多個美觀的文書格式等著使用者來使用,它可以幫助使用者快速完成文書美編的工作。只要在模板庫中甚或上網收尋 MS Office 官方網站,就可以瀏覽成千上萬的預製表格、信件和構圖,以得到自己所需要樣式的模板,必定能滿足使用者的需要。

Word 2011 for Mac 一個全新的預覽功能讓 Word 檔案還沒打開檔案就可看到文件內容,無形中方便許多。使用者還可以利用新的可收放式視窗管理各種樣式包含字型、文字大小、顏色…,其中還提供各種樣式模組庫,有助於文件格式的美觀與一致性;另外,視覺樣式窗格亦可正確顯示在文檔中的特定樣式及自定樣式的編號和顏色識別系統,筆者以為在使用者觀點下比以前一個版本的最大的改變是讓用戶更加簡便之餘界面也簡潔了許多。



由於燦哥我老花眼日漸加劇,我最喜歡的功能之一莫過於保持工作視窗「全螢幕預覽」了(Full Screen View)。正當 Mac OS X 10.7 揭櫫了這樣的方向時,沒想到 Office 2011 for Mac 就已經有了 Full Screen View 這個新的 Mac 專屬功能,使用者就可以將不相干的功能視窗(表)收合起來,讓使用者在打字或作單純的編輯輸入工作之時,變得比較單純也較不易受到干擾。



● Text, Lists, and Bullets (文字,列表,項目符號)

Word 一般常用的編輯模式,大約有十幾項主題,相信 Office 的使用者應該如數家珍才是。



如插入(Insert text)文字和打字,段落對齊或對齊文字(Align or justify),確認、變更,創建或刪除樣式(Apply, change, create, or delete), 樣式應用(styles are applied)、 項目符號及編號列表(bulleted , numbered)、大綱編號清單(outline numbered list)、超鏈接(hyperlink)、複製格式(Copy formatting)、改變字體(Change fonts)、插入符號(Insert a symbol)、文字效果(effects to text)、斷字換行控制(Control hyphenation)…等等,這些功能大多數集中在一個預設的起始設定中。



● Paragraphs and Page Layout(段落和頁面佈局)

Paragraphs and Page Layout(段落和頁面佈局)裡與之前的各版本其實相差不大。它們分布在 Ribbon 裡的 Layout 及 Document Elements 兩個單元中。



添加或刪除一個頁面(Add or delete a page)、添加或刪除頁碼(Add or remove page numbers)、更改頁面方向(Change page orientation)、更改紙張尺寸(Change paper size)、更改頁邊距(Change page margins)、控制分頁(Control pagination)、添加水印(watermar)、行或段落間距(lines and paragraphs)、段落縮排(paragraph)、頁眉和頁腳(headers and footers)、頁面佈局(Lay out a page)、文字框(text boxes)…等。

如同 Text, Lists, and Bullets ,燦哥相信大部份的 Office 使用者對這部份相信都已知之甚詳了才是。



● Tables(表格)

表格製作在 Ribbon 中放在最中間的地方,在這個群組裡,從插入表格(Insert a table)、將表格轉換為文字或文字轉化為表格(Convert a table)、添加或更改表中的邊界(Add or change borders in a tab)、表格底紋(table shading)、表格中對齊表格或文字(Align),下拉選項中也提供了相當多的預設表格範本。對於 Office 2008 for Mac 的老客戶來說可以說是相當熟悉的功能。



● Chart(圖表)和 SmartArt

圖表的製作其實有一大部份是與 Excel 創建的,在這個項目裡筆者把它歸納後分為以下幾個群組,圖表及類型(Charts, SmartArt Graphics, Chart types)、編輯圖表中的數據(Edit data in a chart)、更改圖表(Edit data in a chart)、組合圖表(combination chart)、輔助軸圖表(secondary axis)、圖表模板(chart template)、 3-D chart 、編輯 SmartArt 圖形、組織結構圖(organization chart)。



在這個項目裡,其實與之前版本 Office 2008 for Mac 相當,製作高水準的圖表、層次結構圖,和特殊關係圖…的樣板,真是超簡單。



● Image editing(圖像編輯)

如果你習慣在文件中使用圖像,現在可以直接進行簡單的編輯,在 Word 2011 for Mac 裡屬於 Image editing (圖像編輯) Ribbon 的 Format Picture 項目下有許多工具與特效。

從多個不同的圖像效果編輯器下不必打開其他圖像編修軟體使用者就可以做到許多圖像編輯工作與特效,其中又分為 Adjust(調整)、 Picture Styler(照片風格)、 Arrange(編排)、 Size(尺寸調整)等四大項目,舉凡 Crop(修剪)、 Remove Background (刪除背景)、 Filter (特效過濾器)、 Recolor (重新著色)、 Correcters(調整器)、 Picture Styles(調整器)…等等。



Correcters(調整器)這個功能可以將圖片改變顏色,透明度,重新著色並且可以調整色彩強度(飽和度)和色調(色溫),著色,或改變其透明度等多個顏色效果。飽和度是顏色的強度。較高的飽和度,使圖片看起來更加生動,而一個較低的飽和度,使人有想像空間的感受。



● Recolor a picture(圖片重新著色)

你可以快速的內置的程式化的效果,如灰度或深褐色色調,去除圖去除圖片的背景(Remove a picture background)。

刪除圖片的背景 (Remove a picture background) 使用自動去背,也可以畫線,以界定哪些領域的背景圖片保留,哪些刪除。



● Artistic effect(圖片藝術效果)

在 Filter (特效過濾器)項下,藝術效果就如同專業圖片編修軟體如 Photoshop 的特效一樣,使用 Word 這個圖片特效,讓畫面看起來像一個素描或繪畫。但它是有些限制的,也就是一張圖片只能套用一個藝術效果,所以改變不同的藝術效果將會刪除之前所套用的藝術特效。



● Brightness, Contrast, Blurriness(更改亮度、對比度及模糊化)

使用者可以調整圖片的相對明度(亮度)之間的差異以及最黑暗、最亮區域(對比度)和模糊化的圖片效果。 Word 這個圖片特效裡這些也被稱為Filter(特效過濾器)。



● Picture Styles(圖片調整器)

使用者可以在這個項下套用內建樣式或圖片上增加它的效果在視覺效果。例如,可以扭曲的圖片,模糊的圖片,或改變圖片的邊緣風格。



● Transparency (改變顏色的透明度)

你可以讓部分圖片透明,以方便地分層展示文字如字壓圖效果。使用著個功能可以將圖片設成透明如同透明圖層一樣。



● Reorder Objects (重新排列元件)

Office 2011 for Mac 的兩大要角:Word 和 PowerPoint 都有的一個新功能 「Reorder Objects」 (「動態重新排序」)是專為 Mac 使用者訂製的功能,當你的頁面的某些內容前後景順序調換時,「動態重新排序」可以讓你以「拖拉」的方式移動圖形元素,讓各元件圖層及時轉換前後景。



● Size(尺寸調整)

這個功能相信不用筆者多做介紹,可以拖動尺寸控點,直到你想要的大小。當然也可以選擇要保持固定的比例,也就是同時調整其對等大小尺寸控制。



下面是燦哥對其它一些功能做畫面擷取以饗各位看倌,在 Word 2011 for Mac 裡有幾乎數不完的功能,筆者僅將常用或新的功能作些簡單的介紹。



未完.續看 MS Office 2011 for Mac 的無限魅力(下)